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Jeder, der im Geschäfts- und Verwaltungsbereich tätig ist, weiß, dass Fehler passieren. Eine falsche Artikeleingabe, die falsche USt-IdNr. des Kunden oder einfach der falsche Betrag – all das sind Situationen, mit denen Buchhalter wöchentlich konfrontiert werden.
Anders als früher, als eine Papierrechnung einfach zerknüllt, in den Papierkorb geworfen und neu geschrieben werden konnte, gelten in der Welt der eRechnungen etwas andere Regeln. Ein einmal gesendetes und digital signiertes Dokument kann nicht einfach aus dem System gelöscht werden.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie eine Rechnung innerhalb der Anwendung mit wenigen Klicks korrekt stornieren.
Was ist eine Stornierung (Gutschrift/eGenehmigung) und wann wird sie verwendet?
Wenn eine Rechnung bereits erfolgreich in das System gesendet wurde, besteht die einzig richtige Methode zur Fehlerbehebung darin, ein offizielles Dokument auszustellen, das die ursprüngliche Rechnung storniert. Dieses Dokument wird Stornorechnung (oder eGenehmigung / Gutschrift) genannt. Eine Stornorechnung mit negativen Beträgen „neutralisiert“ die fehlerhafte Rechnung vollständig und ermöglicht es Ihnen anschließend, eine neue, vollständig korrekte eRechnung auszustellen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie eine Stornorechnung in der Vizibit eRechnung-Anwendung
Der Stornierungsprozess in unserer Anwendung ist vollständig automatisiert, damit Sie manuelle Dateneingaben und mögliche neue Fehler vermeiden. Das System erstellt automatisch einen Entwurf mit negativen Beträgen und verknüpft ihn korrekt mit dem Originaldokument.
Schritt 1: Rechnungsliste aufrufen
Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf das IFA-Symbol und wählen Sie Alle Rechnungen, um eine Übersicht über alle ausgestellten Rechnungen zu erhalten.
Schritt 2: Rechnung zur Stornierung auswählen
Suchen Sie die Rechnung, die Sie stornieren möchten, in der Liste. Klicken Sie auf die Menüschaltfläche (drei Punkte oder Aktionssymbol) am Ende der Zeile dieser Rechnung, um weitere Optionen zu öffnen.
Schritt 3: Stornierung starten
Wählen Sie einfach die Option Stornieren aus dem Dropdown-Menü.
Schritt 4: Aktion bestätigen
Es erscheint ein Bestätigungsfenster mit der Frage: „Sind Sie sicher, dass Sie diese Rechnung stornieren möchten?“. Das System informiert Sie hier, dass automatisch eine neue Rechnung mit negativem Betrag im Ordner „Entwürfe“ erstellt wird und dass diese dauerhaft mit der ursprünglichen Rechnungsnummer verknüpft wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen, um fortzufahren.
Schritt 5: Entwurf überprüfen und bearbeiten
Das System leitet Sie automatisch zum Entwurf der neuen Stornorechnung in Ihren Entwürfen weiter. Hier ist es wichtig, drei zentrale Punkte visuell zu überprüfen:
Beträge: Überprüfen Sie, ob alle Artikel und Beträge als negative Werte angezeigt werden (z. B. -15,00 €).
Invoice type: Check that Cancellation invoice is correctly selected in the dropdown menu.
Referenz: Sie werden bemerken, dass die Referenz auf die vorherige (stornierte) Rechnung automatisch hinzugefügt wurde (was eine gesetzliche Pflicht ist!).
Schritt 6: Rechnung ausstellen
Nachdem Sie die Richtigkeit aller Daten überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung ausstellen oben auf dem Bildschirm, um das Dokument abzuschließen. Das System zeigt Ihnen eine Meldung an, die bestätigt, dass die Ausstellung erfolgreich war.
Schritt 7: Storno an den Empfänger senden
Ihre Stornorechnung wurde nun offiziell ausgestellt, muss aber noch an den Kunden gesendet werden, damit dessen Buchhaltung den Posten abschließen kann.
Wählen Sie die Option eRechnung senden.
Suchen Sie die neu erstellte Stornorechnung in der Liste.
Fazit:
Die Korrektur administrativer Fehler muss keine Quelle von Stress und Panik sein. Durch den automatisierten Prozess innerhalb der Anwendung übernimmt das System den schwierigeren Teil der Arbeit für Sie – es kümmert sich um die negativen Beträge, zieht automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen Referenzen hinzu und bereitet das Dokument in nur wenigen Klicks zum Versand vor.
Haben Sie weitere Fragen zu Genehmigungsworkflows für Eingangsrechnungen oder zu Referenzen? Schauen Sie sich unsere anderen Artikel an.
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